Planificando un evento espectacular con el libro de The Barista League

La guía de la Barista League para planificar mejores eventos contiene todo lo necesario para organizar una reunión espectacular, aunque no esté relacionada con el café.

POR TANYA NANETTI
CORRESPONSAL SUPERIOR EN LÍNEA

Fotos de Tanya Nanetti

La guía de la Barista League para planificar mejores eventos Es en parte manifiesto, en parte manual. El libro, que recopila muchas lecciones aprendidas del fundador Steve Moloney después de crear eventos durante más de una década, es algo que no debe perderse, especialmente si desea planificar el evento con el que sueña.

Aprenda de los profesionales

Cada vez que organizo un evento en la cafetería donde trabajo (incluso una pequeña reunión como un taller, una velada temporal o una cata), hay muchas pequeñas cosas que siempre pueden salir mal (y saldrán) mal. Desde la cantidad correcta de vasos limpios hasta una lista de asistentes inflada y la participación de un posible patrocinador, pueden suceder muchas cosas inesperadas.

Finalmente tuve la oportunidad de asistir a un evento de la Barista League en marzo, y no fue pequeño. Fue el más grande de sus eventos hasta el momento, en la Ciudad de México. ¡Realmente me sorprendió lo bien que salió todo! ¿Cómo fue posible que Steve Moloney y su personal pudieran hacer un trabajo tan increíble?

Afortunadamente, rápidamente encontré una respuesta en La guía de la Barista League para planificar mejores eventos. Fue escrito por Steve Moloney, junto con la ex directora de comunicaciones de TBL, Angela Ferrara.

La introducción

Al comienzo del libro, Steve se presenta brevemente a sí mismo y el camino que lo llevó a crear The Barista League.

Australiano con experiencia en producción de eventos, se mudó a Suecia en 2012 y finalmente comenzó a trabajar en una cafetería. Pasaron tres años y Steve pudo organizar su primer concurso de baristas en la tostaduría donde trabajaba; Fue entonces cuando nació la Liga de Baristas.

Steve explica todos los errores que cometió y las lecciones que aprendió con la planificación de eventos, incluido el más importante: no puedes hacerlo solo.

Planificación de preproducción

La primera sección, «Preproducción», cubre todo lo que necesita saber y hacer mucho antes de la fecha de su evento. Ciertamente es necesario tener un concepto específico en mente, con un mandato y una misión claros. Debes decidir a quién quieres atraer y por qué, trabajando en la inclusión y el acceso. (Por ejemplo: «¿Mi comunidad está formada por baristas? ¡Será mejor que organices algo más barato para participar, porque ciertamente no pueden permitirse gastar mucho!»)

Calcule un presupuesto realista y averigüe dónde y, sobre todo, cómo encontrar los patrocinadores adecuados que estén dispuestos a ayudar. Es necesario tener un plan B en caso de que algo salga mal, y posiblemente incluso un plan C. Todo esto, y más, se cubre ampliamente, complementado con entrevistas con gente interesante del mundo del café.

Durante el evento

La sección central, “Producción”, analiza el evento en sí. Steve explica cómo planificar adecuadamente para que todo suceda a tiempo, cómo controlar adecuadamente cada detalle y cómo escribir un informe detallado para compartir con todos los participantes.

Y uno de los consejos más importantes con respecto a la contratación de personal: delegue todo lo que pueda y deba, y pague lo que pueda; estas son partes clave de un evento perfectamente organizado.

cuando se acabe

La “Postproducción”, que se trata en la tercera sección, es “una de las partes más importantes de cualquier evento”, según Steve.

Esta sección cubre todo, desde redactar un documento informativo (que incluye, entre otras cosas, un breve resumen del evento, estadísticas, fotografías y ejemplos de la presencia de marca de cada patrocinador), hasta recordar pagarse por su arduo trabajo en organizar todo. a la importancia de prácticas comerciales básicas como contratar a un buen contador.

Finalmente, es hora de recordar aprender de tus errores, pedir retroalimentación y aceptar con humildad tanto los elogios como las críticas.

Recursos adicionales

El libro concluye con una pequeña sección llamada «Kit de recursos». Presenta una serie de recursos útiles para la producción de eventos creados y compilados por el equipo de TBL durante los últimos años, disponibles (completamente gratis) en línea. Estos recursos, que contienen hojas de cálculo de presupuestos, plantillas y referencias útiles, pueden ayudarle a organizar mejor su evento.

Una lectura fluida y fácil, La guía de la Barista League para planificar mejores eventos es un manual útil que puede ayudarle a planificar algo especial, exactamente de la manera que desea, brindándole consejos útiles y una lista de todas las cosas que debe considerar al planificar (y ejecutar) el evento de sus sueños.

SOBRE EL AUTOR

Tanya Nanetti(ella/ella) es barista de cafés especiales, viajera y soñadora. Cuando no está detrás de la máquina de café (o visitando algún rincón escondido del mundo), está ocupada escribiendo para Coffee Insurrection, un sitio web sobre cafés especiales que está creando junto con su novio.

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La publicación Planificación de un evento espectacular con el libro de The Barista League apareció por primera vez en Barista Magazine Online.